Otomasyona Hangi Süreçle Başlamalı? İlk Projeyi Seçerken Sorulacak Sorular

Otomasyon programlarının çoğu teknik nedenlerle durmaz. Genellikle ilk proje beklenen etkiyi yaratmaz, ikinci projenin bütçesi çıkmaz ve konu gündemden düşer. Bu yüzden ilk sürecin seçimi, kullanılacak platformdan daha belirleyici olabilir.

İlk proje neden bu kadar önemli?

İlk otomasyon iki iş yapar. Birincisi, tarif edildiği işi yapar. İkincisi ve daha önemlisi, kurumun otomasyon hakkındaki fikrini oluşturur. Yönetim ikinci projeyi değerlendirirken elinde teknik bir rapor değil bir izlenim olur: "işe yaradı" ya da "uğraştık, çok da bir şey değişmedi".

Bu nedenle ilk proje seçilirken sorulması gereken soru "en büyük sorunumuz hangisi" değil, "hangisini kısa sürede ve tartışmasız biçimde bitirebiliriz" olmalıdır.

Kötü ilk proje adayları

Kurumun en büyük derdi. En çok şikâyet edilen süreç genellikle en karmaşık olanıdır. Çok sayıda birimi ilgilendirir, çok sayıda istisnası vardır ve çoğu zaman altında bir organizasyon sorunu yatar. Bu sürecin otomasyona alınması gerekebilir, ancak ilk sırada değil.

Sahibi belli olmayan süreç. Kimin karar vereceği belli değilse, geliştirme sırasında çıkan her soru bir toplantı gerektirir ve proje takvimi toplantı takvimine bağlanır.

Yakında değişecek süreç. Kurumda bir ERP geçişi, mevzuat değişikliği veya sistem yenilemesi konuşuluyorsa, o süreci otomasyona almak birkaç ay sonra baştan yazılacak bir iş yaratır.

Yılda birkaç kez çalışan süreç. Kazanç tekrardan gelir. Yılda dört kez çalışan bir süreç, ne kadar sıkıcı olursa olsun, geliştirme ve bakım maliyetini karşılamaz.

İyi bir adayın özellikleri

İlk proje için aranan nitelikler kısa bir listede toplanabilir:

• Yüksek tekrar: günlük ya da haftalık çalışan bir iş
• Kural tabanlı karar: "duruma göre" değil, yazıya dökülebilir koşullar
• Dijital girdi: sistemden, e-postadan veya yapılandırılmış bir dosyadan gelen veri
• Belirli bir sahip: sorulduğunda cevap verecek tek bir kişi
• Ölçülebilir çıktı: işlem adedi, süre veya hata oranı gibi önceden bilinen bir sayı
• Sınırlı istisna: akışın büyük bölümünü kapsayan az sayıda senaryo

Bu listenin tamamını karşılayan süreç azdır. Ancak dördünü birden karşılamayan bir aday ilk proje için uygun değildir.

"Duruma göre" cümlesi

Süreç görüşmelerinde en çok geçen ve en çok yanıltan ifade budur. Bir adım "duruma göre değişir" diye tarif ediliyorsa, o adım henüz otomasyona hazır değildir. Buradaki iş, otomasyondan önce sürecin kendisini netleştirmektir.

Uygulamada iki sonuç çıkar. Ya kural aslında vardır ama yazılı değildir, ki bu iyi haberdir. Ya da kural gerçekten kişiden kişiye değişmektedir, ki bu durumda otomasyondan önce bir mutabakat gerekir.

Süreci nasıl seçersiniz: atölye mi, veri mi?

İki yöntem vardır ve birbirinin alternatifi değildirler.

Atölye çalışmasında süreç sahipleriyle oturulur, akış tahtaya çizilir, hacimler tahmin edilir. Hızlıdır ve az sayıda süreç için yeterlidir. Zayıf tarafı, anlatılan sürecin gerçekte yaşanan süreç olmayabilmesidir. İnsanlar süreci istisnalarıyla değil, ideal hâliyle anlatma eğilimindedir.

Süreç madenciliği ise süreci sistem kayıtlarından çıkarır. Hangi adımın ne kadar sürdüğünü, işlerin nerede beklediğini ve kaç farklı varyasyonun yaşandığını gösterir. Atölyede "bu istisna nadiren olur" denen durumun aslında işlerin önemli bir bölümünü kapsadığını çoğu zaman burada görürsünüz. Ön koşulu, sürecin sistemlerde iz bırakıyor olmasıdır; tamamen e-posta ve Excel üzerinden yürüyen bir süreç için uygun değildir.

Pratikte iyi çalışan yaklaşım, veri varsa madencilikle başlayıp bulguları atölyede süreç sahiplerine doğrulatmaktır.

Ölçmeyi baştan kurun

İlk projede en sık yapılan hata, kazancın devreye alındıktan sonra hesaplanmaya çalışılmasıdır. Otomasyondan önceki durum kayıt altına alınmadıysa, sonrasında elinizde karşılaştırılacak bir sayı olmaz ve tartışma izlenimler üzerinden yürür.

Devreye almadan önce not edilmesi gereken üç şey vardır: sürecin bir işleminin ne kadar sürdüğü, aylık işlem adedi ve mevcut hata oranı. Bu üç sayı, ikinci projenin bütçesini isteyeceğiniz toplantının en güçlü argümanıdır.

Kısa cevap

Sıkıcı, tekrar eden, sahibi belli ve ölçülebilir bir süreçten başlayın. İlk projenin görevi kurumu etkilemek değil, otomasyonun çalıştığını göstermektir. Etkileyici projeler için sıra ikinciye gelir.

Süreçlerinizden hangisinin bu tanıma uyduğunu konuşmak isterseniz, RPA danışmanlığı tarafında yaptığımız ilk iş tam olarak budur.